La plantilla gratis de Mostrador viene en Word y OpenDocument para poner los datos de tu agencia y en PDF para imprimir tal cual. Va con un registro de visitas en Excel y un PDF corto de instrucciones.
Lo que firma quien visita
Este es el texto de la declaración, copiado de la hoja.
"Con mi firma dejo constancia de que en la fecha y hora indicadas he visitado el inmueble descrito acompañado por personal de [NOMBRE DE LA AGENCIA], y de que esta agencia me ha facilitado los datos del inmueble. Esta hoja no es una reserva ni una oferta, y no me obliga a comprar ni a alquilar."
Debajo hay una casilla para quien ya conocía el inmueble antes de la visita, con un hueco para poner por dónde. Sirve para el caso de quien luego dice que el piso lo vio primero en otro portal.
La hoja no lleva cláusulas de penalización ni compromisos de comprar a través de la agencia. Lo que valen depende de cada caso y de lo que firmaste con el propietario. Si quieres añadir alguna, que la revise un abogado.
La información que te piden en la visita
El artículo 31 de la Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda, dice que quien está interesado en comprar o alquilar una vivienda en oferta puede pedir una información mínima antes de firmar y de entregar cualquier cantidad a cuenta. Entre otras cosas, la superficie útil y construida, la antigüedad y las reformas, el certificado de eficiencia energética, el estado de ocupación y la información registral con sus cargas.
La hoja tiene casillas de pedida y entregada para lo que más se pregunta en una visita, incluidos los gastos de comunidad y el IBI. Así sabes qué tienes que mandar al día siguiente.
El aviso de protección de datos
El artículo 11 de la LOPDGDD permite dar una información básica en el momento y decir dónde está el resto. Esa información básica tiene que decir, como mínimo, quién es el responsable, para qué se usan los datos y que se pueden ejercer los derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD. La hoja lo trae con huecos para tus datos.
La casilla para recibir avisos de otros inmuebles va aparte y sin marcar. Si no la marca, solo le contactas por el piso que ha visto. Cuánto tiempo guardáis las hojas y con qué base jurídica lo decidís vosotros en vuestra política de privacidad. La plantilla no lo rellena.
El registro de visitas
Numeras las hojas y ese número es el código del visitante en el Excel, por ejemplo V-017. En el registro no van nombres ni teléfonos. Una fila por visita con la referencia, el canal, el interés de 1 a 5, lo que gustó, lo que echó para atrás y el siguiente paso. Los seguimientos atrasados salen en rojo claro y la hoja Resumen te da las visitas de un inmueble entre dos fechas.
Con eso puedes pasar las filas a una IA para el informe al propietario sin dar los datos de nadie. Hay cuatro prompts probados con un modelo gratuito, y en las instrucciones contamos lo que falló. Uno, por ejemplo, convirtió unas notas que decían que no había plaza de garaje en "plaza de garaje", que dice justo lo contrario. Lee cada fila antes de pegarla.
Las hojas firmadas se guardan en un sitio cerrado y nunca se fotografían con un móvil personal ni se pegan en una IA.